Ihre Hausverwaltung in
Gütersloh und Harsewinkel

Die Ausgangslage

Wir haben eine Wohnanlage in zwei Stufen übernommen: zuerst die Mietverwaltung, später — nach einstimmiger Bestellung durch die Eigentümerversammlungen — auch die WEG-Verwaltung. Die Unterlagen der Vorverwaltung kamen nur unvollständig und erst nach förmlicher, mehrfach nachgehaltener Anforderung. Die vorliegenden Abrechnungen waren fehlerhaft: In einem Jahr waren Kosten nur in Bruchteilen gebucht, einzelne Positionen fehlten in einzelnen Häusern ganz, und Versicherungs- wie Versorgungsverträge waren den Gebäuden nicht eindeutig zugeordnet. Bescheide waren an die alte Verwaltung zugestellt worden und der Eigentümerseite deshalb schlicht unbekannt. Einzelne Vorgänge liefen bereits anwaltlich.

Unser Vorgehen

Wir haben den Bestand rekonstruiert statt fortgeschrieben. Zahlungen haben wir über die Kontoauszüge zurückverfolgt, weil die Onlineabfrage nur wenige Monate weit reicht, geleistete Vorauszahlungen aus den Mieterkonten der Vorverwaltung ermittelt und fehlende Belege bei Versorgern, Dienstleistern und Behörden neu beschafft. Die Abrechnungszeiträume haben wir sauber neu gesetzt und jeden Umlageschlüssel nachvollziehbar hergeleitet. Wichtig war uns die Trennung der Zuständigkeiten: was die Gemeinschaft trägt, was den einzelnen Eigentümer betrifft und was gegenüber der Mietpartei abzurechnen ist.

Kommunikation

Die Kommunikation haben wir gebündelt — ein Ansprechpartner für Eigentümer, Mietparteien und Anwälte. Anfragen beantworten wir mit den Originalunterlagen statt mit Verweisen, freundlich im Ton auch dort, wo die Sachlage unangenehm ist. Und wo uns selbst ein Fehler unterlaufen ist, haben wir ihn von uns aus richtiggestellt, bevor ihn jemand anders findet.

Das Ergebnis

Abrechnungen, die einer Prüfung standhalten, weil jeder Schlüssel hergeleitet und jede Position belegt ist. Eine Aktenlage, in der sich jeder Vorgang zurückverfolgen lässt — auch die aus der Zeit davor. Die anwaltlich geführten Vorgänge konnten wir vollständig und zügig bedienen, statt sie mit Teilauskünften in die Länge zu ziehen. Vor allem aber wissen alle Beteiligten wieder, woran sie sind.

Übernahme

In zwei Stufen

Vorunterlagen

Unvollständig

Abrechnung

Neu aufgebaut

Die Ausgangslage

Zwei neu errichtete Mehrfamilienhäuser waren baulich fertig — betriebsbereit waren sie damit noch lange nicht. Photovoltaik auf dem Dach, Wärmepumpen im Keller, Zähler, Messkonzepte, Lieferverträge, kommunale Abgaben und die ersten Mietverhältnisse: Nichts davon läuft von allein, und vieles hängt voneinander ab. Ein Bauunternehmen liefert ein Gebäude, keine angemeldete Erzeugungsanlage.

Photovoltaik anmelden

Damit eine PV-Anlage einspeisen darf, muss sie beim Netzbetreiber als Erzeugungsanlage angemeldet und im Marktstammdatenregister registriert sein. Wir haben die dafür nötigen Angaben beim Bauunternehmen zusammengetragen: Datum der erstmaligen Inbetriebnahme, Anzahl der Module, Bruttoleistung in kWp, Wechselrichterleistung, eine etwaige Leistungsbegrenzung, Ausrichtung und Neigungswinkel, Voll- oder Teileinspeisung, einen möglichen Speicher sowie die Identifikationsnummer des Anschlussnetzbetreibers — dazu die Registrierungsnummer im Marktstammdatenregister samt Datum und einen Lageplan. Beim zweiten Haus lief dasselbe Schema danach ohne Reibung durch.

Technik, Zähler und Verträge

Die Wärmepumpen mussten messtechnisch richtig eingeordnet werden — als steuerbare Verbrauchseinrichtung nach Paragraf 14a EnWG, und zwar in der Variante ohne getrennte Messung. Wird das falsch angelegt, stimmt die Abrechnung dauerhaft nicht. Parallel dazu haben wir Messstellenbetrieb und Zählersetzung nachgehalten, den Einbau von Wärmezählern, Wasserzählern und Rauchwarnmeldern terminiert und die Stromlieferverträge begleitet. Bei der Grundversorgung haben wir über Monate hinterher sein müssen, bis der Versorger sie bestätigt hat.

Organisation und Mieter

Montagetermine haben wir mit dem Messdienstleister abgestimmt und die Mietparteien rechtzeitig per Hausaushang informiert, statt sie mit einem Handwerker vor der Tür zu überraschen. Die kommunalen Abgabenbescheide haben wir dem richtigen Grundstück zugeordnet. Für Eigentümer, Bauunternehmen, Netzbetreiber, Messdienstleister und Mieter gab es dabei durchgehend einen Ansprechpartner.

Das Ergebnis

Beide Häuser laufen dieselbe Inbetriebnahme nach demselben Muster durch: Einspeisung angemeldet, Messkonzept geklärt, Zählersetzung terminiert, Mietparteien informiert, Abgabenbescheide zugeordnet. Der Eigentümer musste dafür nicht selbst hinter Netzbetreibern, Versorgern und Messdienstleistern her sein — und die laufende Verwaltung setzt genau dort auf, wo die Inbetriebnahme aufhört.

Objekte

Zwei Neubauten

Anlagen

PV und Wärmepumpe

Betreuung

Anmeldung bis Regelbetrieb